Jäsenyhteisöjen henkilörekisteri 2015
Avaintyönantajat AVAINTA ry pyytää jäsenyhteisöjä ilmoittamaan ajantasaiset tiedot henkilöstönsä työsuhteista ja palkkauksesta henkilörekisteriin 2015.Yhdistyksen vuosittain päivitettävään henkilörekisteriin kerätään palvelussuhdetietoja jäsenyhteisöjen palveluksessa olevista kuukausipalkkaisista työntekijöistä. Tietojen keruu perustuu yhdistyksen sääntöjen 16 §:ään, jonka mukaan "Jäsen on velvollinen antamaan yhdistykselle toimintaansa ja palveluksessaan olevien lukumäärää, palkkoja ja työoloja koskevia ja muita yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisia tietoja. Jäsentä koskevat tiedot käsitellään luottamuksellisina." Kyseessä on työnantajien ilmoitus henkilöstöstä työnantajayhdistykselle. Kerättävät tiedot tulevat pelkästään tilasto- ja tutkimuskäyttöön tietosuojasäädösten mukaisesti. Yksilötason tietoja ei julkaista. Yhteenveto- ja keskiansiotietoja koko rekisteristä toimitetaan myös jäsenyhteisöille. Tiedot menevät myös Tilastokeskuksen käyttöön, joten mm. täydellinen henkilötunnus on ilmoitettava Tilastokeskuksen tarpeita varten, mm. koulutus- yms. tietojen yhdistämistä varten. Tietoja palkkauksen muodostumisesta ja ansioista käytetään työehtosopimusneuvotteluissa, ansiokehitystarkasteluissa sekä muussa tilastoinnissa. Ajantasaisten ja kattavien tilastotietojen saatavuus sopimusneuvotteluissa on vääristymien välttämiseksi tärkeää. Esimerkiksi palkkaryhmätunnusten (AVAINTES Liite 1) oikeellisuus on tärkeää sopimuskustannusten laskennassa. Tarvitsemme siis jokaiselta jäsenyhteisön vastauksen.
Lomakkeet
Tiedot kerätään kolmella erilaisella lomakkeella. Huom! Lomakkeella B ilmoitetaan erilaiset säännölliset työaikalisät yhtenä summana. Samoin ilmoitetaan myös erilaiset lisä- ja ylityöt. A-lomakkeella ilmoitetaan myös tuntipalkkaisten (muut kuin opettajat) lukumäärän ohella heidän jakaantumisensa palkkaryhmiin, sikäli kun heihin sovelletaan kunnallisen tuntipalkkaisen henkilöstön työehtosopimusta. Kukin jäsenyhteisö täyttää
- yhden työnantajatiedot sisältävän A-lomakkeen
- erikseen jokaisesta jäsenyhteisön palveluksessa olevasta kuukausipalkkaisesta työntekijästä B-lomakkeen
- erikseen jokaisesta oppilaitoksessa toimivasta kuukausipalkkaisesta opettajasta C-lomakkeen.
Liitteenä mallilomakkeet. Lisää lomakkeita voi monistaa itse, tulostaa netistä tai tilata Avaintalta, puhelin 09 771 2131.
Sähköinen ilmoittaminen
Tiedot voi toimittaa nyt myös sähköisesti, SSL suojatun nettilomakkeen kautta. Osoitteesta www.ks-konsultointi.fi/avainta löytyy sähköinen A-lomake, jonka mukaan voi liittää B- ja/tai C-lomakkeiden tiedot sisältävät Excel-taulukot. Nettilomakkeen käyttäjätunnus on tiedustelu ja salasana versio2015Suositeltava tapa toimia on seuraava:
- Kopioi ensin tarvittavat excel-taulukkopohjat Avaintan sivuilta omalle koneelle.
- Täytä taulukot valmiiksi. OHJE: Käytä paperilomakkeista löytyviä numerokoodeja aina kun mahdollista.
- Avaa vasta sitten nettilomake A ja täytä se sekä liitä täytetyt B- ja/tai C-taulukot mukaan vastaukseen.
B- ja C-lomakkeita vastaavat excel-taulukkopohjat ovat kopioitavissa sivun oikean reunan liitteistä. Excel-taulukkopohjia ei tule muotoilla esimerkiksi poistamalla sarakkeita, sillä käsiteltyjen taulukoiden yhdistäminen tietokantaan vaikeutuu huomattavasti. Jäsenyhteisöjen omat tai ohjeista poikkeavat versiot tietojen ilmoittamisessa joudutaan hylkäämään rekisterin kanssa yhteen sopimattomina.
Täyttöohjeita
Työnantajan yritystunnus (Y-tunnus) toimii eri lomakkeita yhdistävänä tunnistetietona ja on siten välttämättä ilmoitettava. Työntekijäkohtainen B- tai C-lomake täytetään jokaisesta 1.10.2015 jäsenyhteisöön työsuhteessa olleesta kuukausipalkkaisesta henkilöstä tai oppilaitoksessa toimivasta opettajasta. Työsuhdetiedot ilmoitetaan 1.10.2015 tilanteen mukaisina. Palkkaus ilmoitetaan lokakuulta 2015. Kunkin lomakkeen kääntöpuolella on tarkemmat täyttöohjeet. Palkat ilmoitetaan euromääräisinä ja niin kuin ne on maksettu, pois lukien takautuvat palkkaerät. B-lomakkeella on käytössä maksujaksotunnus, jolla ilmoitetaan, miltä ajalta työaikakorvaukset on lokakuussa maksettu. Myös opettajilla on käytössä hinnoittelutunnukset, jotka käyvät ilmi liitteestä. Palkkausperusteena käytetyn hinnoittelukohdan tunnus ilmoitetaan C-lomakkeella ao. kohdassa. Ole hyvä, käytä tunnuksia! Tiedustelu koskee kuukausipalkkaisia työntekijöitä (myös oppilaitoksissa toimivia kuukausipalkkaisia opettajia), jotka ovat saaneet palkan täysimääräisenä, vähennettynä tai vain osalta lokakuuta kuin myös lokakuussa lomautettuja sekä työllistämistuella työllistettyjä työntekijöitä. Myös palkallisella tai palkattomalla työlomalla, opintovapaalla, vuosi- tai sairauslomalla tai määräaikaisella kuntoutustuella (ent. työkyvyttömyyseläkkeellä) olevista kuukausipalkkaisista työntekijöistä täytetään B-lomake ja vastaavasti opettajista C-lomake. Tiedustelu ei koske tuntipalkkaisia työntekijöitä.
Palautus
Asianmukaisesti täytetyt lomakkeet tai konekieliset ilmoitukset (myös Excel-tiedostot) pyydetään palauttamaan viimeistään 31.12.2015 osoitteellaAvaintyönantajat AVAINTA ry, Mika Juutinen, Toinen linja 14, 00530 Helsinki.
Lisätietoja
Lisätietoja henkilörekisteristä ja lomakkeiden täyttämisestä antaa Mika Juutinen, puhelin 050 5020 300, mika.juutinen@avainta.fi Nettilomakkeeseen liittyvissä teknisissä ongelmissa lisätietoja saa osoitteesta yllapito@ks-database.fi HUOM! Vuodesta 2016 eteenpäin ko. tietojen keräämisestä huolehtii Tilastokeskus. Tietosisältö ja sitä kautta lomakkeet tulevat muuttumaan olennaisesti. Tilastokeskuksen tietosisällön ja tietuekuvauksen pohjana tulee olemaan pitkälti kuntasektorin palkka-aineiston sisältö. Jatkossa paperista lomaketta ei ole mahdollista käyttää, vaan tiedot ilmoitetaan sähköisillä lomakkeilla tai tietuesiirtoina. Tätä muutosta valmistellessamme tarvitsisimme muutamia Avaintan jäseniä koekäyttäjäksi uudessa systeemissä. Kaiken kokoisia jäsenyrityksiä toivotaan mukaan kokeiluun. Pyydämme ilmoittamaan halukkuudesta kokeiluun 30.10.2015 mennessä Mika Juutiselle, mika.juutinen@avainta.fi. Lisätietoja uudesta systeemistä annetaan jäsenkirjeellä, kunhan lopulliset tietuekuvaukset ja tietosisällöt ovat valmiina. Pyrimme tiedottamaan viimeistään ensi kevään aikana, jotta uuden systeemin vaatimiin muutoksiin jää jäsenistölle aikaa.